세상에는 정말 무수히 많은 스케쥴러가 있고, 또한 저는 정말 많은 스케쥴링 툴을 사용해 보았습니다. 예전 글(비즈니스 메모 전문 프로그램, One Note 2007)을 보시면 알겠지만, 수기로 프랭클린 플래너는 물론이고, 소프트웨어적으로는 아웃룩, 웹 프랭클린 플래너, ical, 구글 캘린더, 프라다폰 일정관리, MS 캘린더 등 정말 많은 캘린더를 거쳐왔습니다.
일정관리를 하면서 제가 가장 간과하고 있던 것은 툴 자체의 ‘사용법’에는 민감했을지 모르지만, 툴은 어쨋든 개인의 보조도구일 뿐이며 우리가 집중해야 할 부분은 얼마나 그 일을 우리에게 주어진 시간에 가장 효율적으로 사용하는가의 문제점이었습니다.
예전부터 시간관리에 대해 많은 연구를 해왔었는데, 아이러니하게 ‘툴’이 뒷받침 되면 개인의 시간관리도 향상될 것이라 느껴왔던 것입니다. 때문에 툴을 하나 선택하면 관련된 사용법이나 효율적으로 사용할 수 있는 방법 등 결국 이런 방법에 저 자신을 껴맞춰 왔었습니다.
지금와서 생각해보니 이런 방법은 참으로 비효율적이라고 생각됩니다. 시중에 나와있는 스케줄러들은 대부분 영업사원이나 CEO 등 무언가 time-table과 to-do list의 효과적인 접목을 위한 툴들이 대부분이었고, 인터넷의 대부분의 툴들은 보통 하나의 ‘이벤트’에 우선해서 캘린더 식으로 제작된 것들이 대부분입니다. 구글 캘린더나 ms 캘린더를 보시면 알겠지만요.
결국 우리가 주목해야 할 부분은 이러한 툴(도구)에 맞춘 우리의 시간이 아니라, 우리의 시간관리 방식에 따라 툴을 선택해야 한다는 아주 단순한 결론을 내렸고, 이에 따라 제 경험을 토대로 효율적인 시간관리 법에 대해 얘기해 볼까 합니다.
1. 자신의 생활패턴을 분석하라.
무엇보다도 중요한 것이 자신의 생활패턴에 대한 분석입니다. 이러한 분석에는 생활이 최소한 몇개월은 ‘안정적’인가 ‘불안정적’인가를 잘 분석해야 시간을 효율적으로 활용할 수 있습니다. 직장인이나 학생의 경우는 어느정도 정형화된 time-table이 있을 것입니다. 이에 따라 자신이 집중할 수 있는 시간을 만들어야 합니다.
불안정적으로 시간을 보내고 있는 분은 이제 시간에 집중할 것이 아니라, 자신이 할 목표에 집중해야 할 것입니다. 계획을 시간단위가 아닌 양(mount)단위로 쪼개서 시간 날 때마다 적응해야 겠죠. 다만, 이에는 조금 귀찮은 것이 자신의 패턴이 정형화 되지 못해서 매일 자신의 목표에 대한 할당량을 따로 매겨줘야 한다는 것입니다. 하지만 후자의 경우에서 성공적인 시간관리와 목표관리가 된다면, 전자에 비해 훨신 더 많은 이득을 볼 것이라고 생각합니다.
2. 단순한 시간분석으로 최고의 효과를 보자.
어느날 저는 이런 행동을 해본 적이 있습니다. 10분 단위로 내가 한 일을 1분 내에 적기. 이렇게 딱 1주일을 해보고 일요일에 정리를 해 보니깐 저의 시간이 보이더군요. 마치 제 시간에 대한 가계부를 적는 것 같았습니다. 왜, 가계부를 적으면 낭비하는 계정을 알 수 있듯이(혹은 자신이 집중해서 지출하는 부분) 시간은 자신이 알고 있는 텀이 적을수록 세분화 되고, 그것이 패턴화가 되는 것입니다.
저는 1주 정도는 자신의 시간을 최소 30분 단위로 기록해 보는 게 좋다고 생각합니다. 이러한 30분 단위로의 기록은 시간관리 이외에도 자기 분석에 엄청난 도움이 됩니다. 생각해 보십시요. 만약 내가 금연을 하고싶은데 자꾸 실패한다면, 내가 언제 어떤 때에 담배 생각이 나서 담배를 피러 나갔느니, 언제 사러 갔느니 등이 추출되고, 1주일에 흡연한 흡연량이 계산되지 않겠습니까? 이러한 자료는 자기 반성에도 도움이 되고, 무엇보다도 자신의 시간에 대한 분석 자료가 나오므로 쉽게 목표에 집중할 수 있는 시간을 할애하기가 쉽겠지요.
삶에는 정형화란 것이 없어야 정석입니다. 하지만, 제가 여기서 말하는 정형화는 ‘선택과 집중’에서 ‘집중’을 얘기합니다. 일단 선택한 것은 좋은 결과를 보기 전까지는 꾸준히 집중해야 하는데, 여기서 삶의 정형화가 필이 필요하다는 말입니다. 불안정한 생활패턴 속에서 과연 어떤 것을 이룰 수 있으며, 어떤 습관을 기를 수 있을까요?
사실 이러한 얘기를 하게 된 이유는 새로 입사한 회사의 인트라넷 시스템을 보고 생각난 것입니다. 회사에서 무려 30분 단위로 업무를 쪼개서 나누는 것을 상당히 강조합니다. 회사 인트라넷에서 스케줄링 시스템은 프랭클린 플래너와 동일하구요.
입사한진 얼마 안됬지만, 사장님은 업무를 쪼개서 거의 매 시간마다 검토하는 것을 강조하십니다. 사실 처음에는 상당히 이해가 가지 않았지만, 나중에 생각해 보니 ‘한시라도 자신의 시간을 버리지 말라’는 사장님의 마인드가 눈에 보이더군요.
시간은 분명 만인에게 공통적으로 존재합니다. 하지만, 글로벌 시대에 우리가 가장 중요시 해야 할 부분은 과연 이 무수한 시간 속에 “나의 시간”은 얼마나 존재하느냐를 눈여겨 봐야 하지 않을까 싶습니다. 시간이 경쟁력으로 승화된다면, 그 무엇도 두려울 것이 없다고 저는 믿으니깐요.
